Sistema de Gestión Documental

 

El sistema de Gestión Documental de la Escuela Politécnica Nacional (Quipux EPN) permite registro, control, flujo, organización y trazabilidad de los documentos digitales y/o físicos que se envían y reciben en la institución. Esto lo logra mediante la creación de memorandos, oficios, circulares, resoluciones y/o acuerdos más todas las funcionalidades que impliquen comunicación formal dentro y fuera de la institución.

Para lograr la comunicación tanto interna como externa de la institución, el sistema de Gestión Documental de la Escuela Politécnica Nacional maneja 2 grandes tipos de usuarios: Servidores públicos y Ciudadanos.

Promoviendo la eficiencia, transparencia y trazabilidad de la información, a través de la plataforma.

Acceso y Manuales:

 

Preguntas frecuentes:

• ¿Qué pasa con la documentación anterior?

La documentación generada hasta el 31 de diciembre del 2021 la puede revisar en el botón “Sistema QUIPUX Histórico”. Recuerde que esa información será únicamente de consulta.

• ¿Cómo puedo activar la opción de firma electrónica?

Los Jefes, Directores, Decanos, Sub-Decanos, Administradores de contrato, tienen activado por defecto la funcionalidad de firma electrónica en su perfil de Quipux.

En el caso de funcionarios con otros perfiles (personal operativo), la activación de firma electrónica deberá ser solicitada por el jefe de su área, al director de la DGIP; una vez que se activa la firma electrónica, es importante indicar que los documentos ya no se envían a la carpeta “por imprimir”, ya que se enviaran de forma automática, sin que exista la supervisión del jefe del área.

• Me llegó un correo notificando que recibí un memorando, sin embargo, no lo encuentro en mi bandeja de entrada, como lo encuentro?.

Deberá revisar la bandeja ”informados”. O buscar el memorando en sus otros perfiles.

• ¿Cuál es el trámite para solicitar una subrogación en Quipux?

Las direcciones responsables del proceso de gestión de Recursos Humanos como de la gestión de investigación emitirán las directrices correspondientes a la DGIP para la ejecución de salvoconductos en el sistema.

• ¿Cuándo estoy subrogando, puedo compartir mi bandeja?

Cuando se subroga, no es posible compartir la bandeja de Quipux.

• ¿Cómo hago para actualizar mi cargo o título en mi perfil de Quipux?

La gestión del personal, perfiles o actualización de la hoja de vida deberá gestionarse a través del área correspondiente (Dirección de Talento Humano)

• ¿Cuál es el trámite para solicitar la creación de un perfil de Administrador de contrato, de orden de compra, de miembro de comisión técnica u otro?

Enviar la solicitud de creación al correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., adjuntando la designación correspondiente.

• Un estudiante puede tener un usuario habilitado dentro del sistema Quipux?

• Solamente el personal con relación laboral u otro tipo de relación que involucre gestión institucional puede tener acceso al sistema Quipux.

• El personal de contrato civil/servicios profesionales puede tener habilitado correo institucional y Quipux?

No, ya que no mantiene relación laboral con la EPN, sin embargo, en caso de requerirse, su jefe inmediato deberá solicitar la habilitación de la cuenta bajo su responsabilidad

• Me olvidé la contraseña de ingreso a Quipux, como la restablezco?

Deberá ingresar a https://scu.epn.edu.ec/ y seguir los pasos que le pide el sistema

• Las credenciales de correo institucional, son las mismas para Quipux?

Si, son las mismas ya que se enucentran viculados al servicio de clave única que maneja la Escuela Politécnica Nacional.

• Que navegadores y que versión deberé usar para la nueva versión de Quipux?

Puede usar el navegador de su preferencia, se recomienda usar las últimas versiones disponibles en el mercado.

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